Архивный отдел

Архивный отдел
администрации Измалковского муниципального района

Должность
Фамилия, имя, отчество сотрудника Служебный телефон
Начальник отдела Никульникова Любовь Сергеевна 2-15-54
Главный специалист Авдеева Татьяна Михайловна 2-21-06
Специалист 1 разряда Гриневицкая Галина Николаевна 2-21-06.

Режим работы отдела: понедельник – пятница : с 8.00 до 16.00
Выходные: суббота, воскресенье.
Прием граждан начальником отдела : среда – с 10.00 до 12.00, пятница – с 10.00 до 12.00

399000 с. Измалково
ул. Ленина, д.26
тел.(47478), 2-21-06, 2-15-54

E-mail: izmalkovo@admlr.lipetsk.ru

Постановление Администрации Липецкой области
от 23.06.2009 г. N 213
«Об утверждении Административного регламента исполнения
государственной функции по включению архивных документов
в состав Архивного фонда Российской Федерации»

В соответствии с областной целевой программой «Административная реформа в Липецкой области (2009-2010 г.г.), утвержденной постановлением администрации Липецкой области от 10.09.2008 N 230, администрация Липецкой области постановляет:
Утвердить Административный регламент исполнения государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (приложение).

Глава администрации
области О.П.Королев

Приложение
к постановлению
администрации Липецкой области
от 23.06.2009 N 213

Административный регламент
исполнения государственной функции
по включению архивных документов
в состав Архивного фонда Российской Федерации

I. Общие положения

1. Административный регламент исполнения государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации разработан в целях детализации осуществления административно-управленческих процессов при исполнении государственной функции.
2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- распоряжением администрации Липецкой области от 14.04.2009 N 166-р «Об утверждении Положения об Управлении записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области».
3. Государственная функция исполняется Управлением записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области (далее – Управление).
4. Конечным результатом исполнения государственной функции является включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, которое оформлено протоколом экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) Управления.
5. В рамках настоящего регламента заявителями являются юридические лица.
6. Исполнение государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется без взимания платы с заявителей.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о государственной функции

7. Местонахождение Управления: 398050, г. Липецк, пл. Ленина, 3.
Почтовый адрес для направления документов и обращения заявителей: 398024, г. Липецк, ул. Папина, 2-б.
Справочные телефоны/факс: (4742) 74-05-72, 74-05-74
Электронный адрес: arhiv@admlr.lipetsk.ru
8. График работы Управления:
понедельник, вторник, среда, четверг – с 8.30 до 17.30;
пятница – с 8.30 до16.30;
время перерыва – с 13.00 до 13.48.
9. Информация предоставляется посредством:
- личного общения специалистов с заявителями;
- средств телефонной, почтовой, электронной связи;
- информационно-коммуникационных сетей общего пользования (в том числе в сети Интернет);
- средств массовой информации.
10. На информационных стендах в Управлении и на официальном сайте администрации Липецкой области в сети Интернет размещается следующая информация:
- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;
- текст административного регламента с приложением (полная версия на официальном сайте администрации Липецкой области в сети Интернет и извлечения на информационных стендах).
11. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты Управления подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления, в которое позвонил гражданин, а также фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
12. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Порядок получения консультаций (справок)
по вопросам исполнения государственной функции

13. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются специалистами Управления:
- при личном обращении (устные обращения);
- по телефону.
14. Консультации предоставляются по вопросам:
- о нормативных правовых актах, регламентирующих исполнение государственной функции;
- о требованиях к документам, необходимым для исполнения государственной функции;
- о порядке и сроках исполнения государственной функции;
- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции.
15. Консультации (справки) предоставляются специалистами Управления в течение всего срока исполнения государственной функции.

Требования к размещению и оформлению
помещений управления

16. Центральный вход в здание Управления должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об Управлении:
- наименование;
- место нахождения;
- режим работы;
- телефонные номера и адрес электронной почты справочной службы.
17. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов Управления.
18. Места информирования, предназначенные для ознакомления посетителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, а также стульями и столами для возможности оформления документов.
19. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего административные процедуры.

Перечень документов, необходимых для исполнения
государственной функции

20. Для исполнения государственной функции заявителем представляются следующие документы:
- заявление (по форме согласно приложению к настоящему административному регламенту);
- опись дел постоянного хранения;
- опись дел по личному составу;
- номенклатуру дел (при первом поступлении);
- выписку из протокола заседания экспертной комиссии заявителя по рассмотрению представляемых описей (в случае обращения юридического лица).

Срок исполнения государственной функции

21. Максимальный срок исполнения государственной функции составляет 30 календарных дней.

Отказ в исполнении государственной функции

22. Основанием для отказа в исполнении государственной функции является оформление представленных документов с нарушениями требований, определенных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

III. Административные процедуры

23. Последовательность исполнения государственной функции:
- сбор, обработка и анализ документов;
- проведение работ по экспертизе описей дел;
- рассмотрение описей дел.
24. Основанием для начала исполнения государственной функции является подача заявления заявителем о рассмотрении описей дел, подлежащих передаче на хранение в архив.

Сбор, обработка и анализ документов

25. Специалист Управления, осуществляющий регистрацию входящей (исходящей) корреспонденции, осуществляет прием документов и передает их специалисту Управления, осуществляющему полномочия секретаря экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарю ЭПК).
Максимальный срок исполнения действий – 1 рабочий день.
26. Секретарь ЭПК осуществляет сбор, обработку и анализ поступивших документов.
Максимальный срок выполнения действий – 2 рабочих дня.
27. Секретарь ЭПК передает обработанные документы на рассмотрение экспертам (членам ЭПК).
Максимальный срок выполнения действий – 1 рабочий день.

Проведение работ по экспертизе описей дел

28. Эксперты готовят заключение, которое передается секретарю ЭПК вместе с описями.
Максимальный срок выполнения действий – 5 рабочих дней.

Рассмотрение описей дел

29. Секретарь ЭПК включает вопрос о рассмотрении описей дел в повестку дня очередного заседания ЭПК, передает повестку дня председателю ЭПК, а весь пакет рассматриваемых документов возвращает экспертам для представления на заседании ЭПК.
Максимальный срок выполнения действий – 3 рабочих дня.
30. Решение об утверждении (отклонении) описей дел оформляется протоколом заседания ЭПК.
Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с протоколом ЭПК.
Максимальный срок выполнения действий – 5 рабочих дней.
31. Секретарь ЭПК утвержденные (отклоненные) описи дел передает специалисту Управления, осуществляющему регистрацию входящей (исходящей) корреспонденции, для направления в адрес заявителя.
Максимальный срок выполнения действий – 5 рабочих дней.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции

32. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником Управления.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником Управления.
33. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Управления проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Липецкой области.
34. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
35. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
36. Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании приказов начальника Управления.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
37. Персональная ответственность специалистов Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принимаемых) в ходе
исполнения государственной функции

38. Заявители результатов исполнения государственной функции могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) специалистов Управления и решения, принятые в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего регламента (далее – жалоба), письменно к начальнику Управления.
В жалобе указываются:
- полное наименование исполнительного органа государственной власти, другого государственного органа, организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись;
- дата.
Жалоба должна быть рассмотрена в течение одного месяца со дня регистрации.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действия по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной функции, на основании настоящего административного регламента, которые повлекли за собой жалобу.
Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.
Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в администрацию Липецкой области по адресу: 398014, г. Липецк, пл. Ленина – Соборная, 1.
Заявители результатов оказания государственной функции вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц в ходе предоставления государственной функции в судебном порядке.
Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации.

Приложение
к Административному
регламенту исполнения государственной
функции по включению архивных
документов в состав Архивного фонда
Российской Федерации

Управление записи актов гражданского
состояния и архивов Липецкой области

Заявление

Прошу рассмотреть на заседании экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
Управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой
области описи дел, передаваемых на государственное
хранение в архив.
Описи составлены на __________ ед.хр. за ________________ годы.

Приложение*(1) на _____ л.

Заявитель ______________ ______________________
подпись расшифровка подписи

*(1) Перечисляются прилагаемые документы в соответствии
с п. 6 Административного регламента.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ИЗМАЛКОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ

10.10.2011 г.
с. Измалково № 709

О принятии административных
регламентов архивного отдела

В соответствии с Федеральным Законом от 27 июля 2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», администрация Измалковского муниципального района ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести изменения в административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации муниципального района государственной услуги по организации обращений, жалоб и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации муниципального района, утвержденный постановлением главы Измалковского муниципального района от 02.02.2011 г. № 54.
2. Принять административный регламент в новой редакции согласно приложению № 1 (прилагается).
3. Считать утратившим силу постановление главы муниципального района от 02.02.2008 г. № 54 «Об утверждении административного регламента архивного отдела».
4. Принять административный регламент предоставления государственной услуги «Консультирование по вопросам выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, необходимых гражданам для пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций на базе МФЦ» согласно приложению № 2 (прилагается).
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации муниципального района Бачурину Л.П.

Глава администрации
Измалковского муниципального района В.А.Коршиков

Приложение № 1
к постановлению
администрации Измалковского
муниципального района
от 10.10.2011 № 709

Административный регламент
предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района»

1. I. Общие положения
1. Административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района» (далее – Регламент) устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги по исполнению обращений и запросов российских граждан.
2. Заявителями государственной услуги являются физические лица, обращающиеся на законных основаниях за получением архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, в том числе в форме электронного документа.
3. Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района (далее – Отдел) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, взаимодействует с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги.
Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги
Местонахождение и почтовый адрес Отдела : Ленина ул. , д.26 , Измалково , 399000
4. График работы:
День недели Время приема
Понедельник с 8.00 до 16.00
Вторник с 8.00 до 16.00
Среда с 8.00 до 16.00
Четверг с 8.00 до 16.00
Пятница с 8.00 до 16.00
Время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистов Отдела устанавливается следующим: с 12.00 до 13.00. Выходные – суббота и воскресенье.
5. E-mail: izmalkovo@admlr.lipetsk.ru
6. Телефоны Отдела: 2-15-54 ,2-21-06
7. Информация по процедурам исполнения обращений и запросов предоставляется:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- при личном обращении граждан;
- по электронной почте.
8. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на информационном стенде и на сайте администрации Измалковского муниципального района.
9. По телефону специалисты Отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам исполнения обращений и запросов граждан.
10. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
11. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника Отдела, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
12. Заявители, представившие в Отдел запрос, в обязательном порядке информируются специалистами:
- о приостановлении предоставления услуги;
- об отказе в предоставлении услуги;
- о сроке исполнения запроса и возможности получения ответа.
13. В любое время с момента приема заявления заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению услуги Отделом при помощи телефона, посредством личного обращения, по электронной почте. Заявителем указываются (называются) дата и входящий номер, указанные в полученном им втором экземпляре заявления. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения каждой административной процедуры) находится представленный им запрос.
II. Стандарт предоставления государственной услуги
14. Наименование государственной услуги – исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района.
15. Предоставление государственной услуги осуществляет Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
16. Результатом предоставления государственной услуги является выдача либо отказ в выдаче архивной справки, архивной выписки или копии архивного документа.
Сроки предоставления государственной услуги
17. Обращения граждан, не требующие специального изучения и проверки, рассматриваются в срок до 15 дней. Запросы граждан, поступившие в Отдел и требующие составления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
18. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки и истребования дополнительных материалов, сроки рассмотрения обращения граждан могут быть продлены начальником Отдела, либо уполномоченным на то лицом, не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
19. Обращения, поданные по информационным системам общего пользования (Интернет), рассматриваются в общем порядке.
20. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:
• Федеральным законом от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральным Законом от 09.02.2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
• Федеральным Законом от 27 июля 2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
• Федеральным Законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
• Постановлением главы администрации Измалковского района от 05.04.2006 года № 71 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Измалковского района».

Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги
21. Консультации (справки) по вопросам предоставления услуги представляются специалистами Отдела.
22. Консультации предоставляются по:
• перечням документов и сведениям, необходимым для предоставления услуги;
• времени приема и выдачи документов;
• срокам предоставления услуги;
• порядку обжалования действий (бездействий) и решений осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги.
23. Консультации предоставляются при личном (устном) обращении, посредством телефона, по электронной почте.
Сроки ожидания при предоставлении государственной услуги
24. Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления на предоставление услуги не должно превышать 30 минут.
25. Время ожидания очереди на прием к начальнику или для получения консультации не должно превышать 20 минут.
26. Время приема начальником Отдела должно составлять не менее двух часов в неделю.
27. Консультации и справки представляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги.

Основание для предоставления государственной услуги

28. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Отдела, представленный заявителем лично, или направленный почтой, электронной почтой.
29. В заявлении указываются:
- наименование Отдела, в который заявитель направляет заявление, а также должность, фамилия, имя и отчество должностного лица (при наличии информации);
- сведения о заявителе: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, почтовый адрес, адрес электронной почты (при наличии), контактные телефоны (при наличии);
- характеристики архивного документа, позволяющие его однозначно определить (дата и номер документа, наименование документа, наименование организации, предприятия);
- способ получения архивной справки, архивной выписки (при личном обращении, посредством почтового отправления).
30. К заявлению прилагаются:
- копия документа, удостоверяющего личность заявителя (представителя заявителя);
- копия документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель);
- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашивается копия архивного документа, а также копия документа, подтверждающего факт смерти этого лица.
31. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные сведения, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления услуги.
32. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
33. Перечень документов для заполнения, образцы заполнения документов представлены в комнате для приема граждан на информационном стенде и на сайте администрации Измалковского муниципального района.
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
34. По запросам, поступившим в Отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации гражданам направляется ответ, с указанием о предоставлении необходимых данных.
35. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
36. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно. Сведения о доступности и качестве оказания государственной услуги отражены в книге жалоб и предложений.

III. Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
37. Ответственным за предоставление государственной услуги является начальник Отдела, осуществляющий оказание услуги.
38. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела:
o прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение;
o анализ тематики поступивших запросов;
o направление непрофильных запросов на исполнение в архивы по принадлежности;
o подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).
Прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение
39. Поступившие в Отдел письменные запросы (заявления), в том числе в форме электронного документа, регистрируются, непрофильные пересылаются в соответствующий государственный или муниципальный архив в установленном порядке.
40. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги,
41. При необходимости, некоторые запросы докладываются начальнику Отдела.
42. Депутатские запросы, обращения федеральных органов государственной власти, Липецкого областного Совета депутатов, администрации Липецкой области, Управления ЗАГС и архивов Липецкой области рассматриваются начальником Отдела в день поступления.

Анализ тематики поступивших запросов
43. Специалист Отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
o степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
o местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
o местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.
Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности
44. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7 дней со дня регистрации Отдел направляет непрофильные запросы со своим письмом по принадлежности:
o в государственные или муниципальные архивы;
o в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
45. При необходимости Отдел направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
46. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, Отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
47. Межведомственное взаимодействие Отдела по обмену информацией может осуществляться в бумажном, в электронном виде, с использованием факса.
Подготовка и направление ответов гражданам
48. Одновременно с направлением непрофильных запросов на исполнение в другой архив Отдел письменно уведомляет об этом граждан.
49. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.
50. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса лично, либо посредством почтовой, электронной связи проинформирован о результатах рассмотрения.
51. При отсутствии в заявлении указания на способ получения заявителем архивной справки, архивной выписки или копии архивного документа, ответ ему направляется по почте.
IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги.
52. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».
53. Текущий контроль за соблюдением порядка и стандарта предоставления государственной услуги, последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений осуществляется начальником Отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
54. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Регламента.
55. Персональная ответственность сотрудников Отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
56. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником отдела.
57. Управление ЗАГС и архивов Липецкой области осуществляет контроль за предоставление государственной услуги Отделом.
58. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела.
59. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
60. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления ЗАГС и архивов Липецкой области) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
61. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги приказом начальника Управления ЗАГС и архивов Липецкой области формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.
62. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа , предоставляющего государственную услугу
63. Обжалование действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
64. Заявитель в своем обращении (жалобе) в письменной форме или в форме электронного документа указывает:
o фамилию, имя, отчество (при наличии);
o почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
o изложение сути жалобы;
o личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
65. Начальник Отдела:
o обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
o вправе запрашивать необходимые для рассмотрения обращения(жалобы) документы и материалы, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
o по результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ или в форме электронного документа по существу поставленных в обращении(жалобе) вопросов.
66. Ответ на обращение(жалобу) подписывается начальником Отдела, направляется по почтовому, электронному адресу, указанному в обращении(жалобе).
67. Письменное обращение(жалоба), поступившее в Отдел, для рассмотрения которого требуется обращение к архивным документам, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации .
В исключительных случаях начальник Отдела, либо уполномоченное на то лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.
68. Если в письменном обращении (жалобе) не указаны фамилия инициатора обращения (жалобы) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается.
69. Отдел при получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работников Отдела, а также членов их семей, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
70. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
71. Если в обращении(жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями(жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения(жалобы) направлялись в Отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу).
Признать утратившим силу административный регламент по предоставлению Архивным отделом администрации Измалковского муниципального района государственной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов российских граждан, поступивших в Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района, утвержденный постановлением администрации Измалковского муниципального района Липецкой области № 54 от 02.02.2011 года. Контроль возложить на управляющего делами администрации муниципального района (Бачурину Л.П.)

Приложение № 2
к постановлению
администрации Измалковского
муниципального района
от 10.10.2011 № 709

Административный регламент
предоставления государственной услуги «Консультирование по вопросам
выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных
документов, необходимых гражданам для пенсионного обеспечения,
получения льгот и компенсация на базе МФЦ»

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления государственной услуги «Консультирование по вопросам выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, необходимых гражданам для пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсация на базе МФЦ» (далее — Регламент) устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги по консультированию в вопросах выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов социально-правового характера.
2. Заявителями государственной услуги по консультированию в вопросах выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов социально-правового характера, являются граждане, обратившиеся в муниципальное учреждение « Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг населению Измалковского муниципального района» (далее — МФЦ).

2. Стандарт предоставления государственной услуги

3. Наименование государственной услуги — консультирование по вопросам выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных
документов, необходимых гражданам для пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсация на базе МФЦ.
4. Предоставление государственной услуги осуществляет МФЦ и архивный отдел администрации Измалковского муниципального района (далее — Отдел).
5. Результатом предоставления государственной услуги является получение консультации по вопросам выдачи архивной справки, архивной выписки или копии архивного документа.
6. Срок предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут при личном (устном) обращении, и не более 10 минут по телефону, не более 2-х дней с момента получения почтового отправления и отправления по электронной почте.
7. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:
• Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59 – ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210 – ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
• Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152 – ФЗ «О персональных данных»;
• приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
• постановление главы администрации Измалковского района от05 апреля 2006 года № 71 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Измалковского муниципального района».
• уставом МФЦ, утвержденным постановлением администрации Измалковского муниципального района от 28.12.2010 года № 982 «Об утверждении Устава муниципального учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг населению Измалковского муниципального района».
8. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.
9. Максимальный срок ожидания в очереди для получения государственной услуги не должен превышать 15 минут.
10. Центральный вход в здание, где расположен МФЦ, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании МФЦ, месте нахождения, режиме работы.
11. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Указанные помещения включают в себя места для ожидания (зал ожидания), места информирования, места для приема(клиентский зал).
Места для ожидания должны быть оборудованы стульями. Количество мест для ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее пяти мест.
Места информирования, предназначенные для ознакомления посетителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.
Консультации по вопросам выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов осуществляются специалистами МФЦ и Отдела (окно № 8), ответственными за предоставление информации (далее — специалист, ответственный за предоставление информации).
12. Информация о порядке предоставления государственной услуги выдается:
• непосредственно в МФЦ (при личном обращении);
• с использование средств телефонной или почтовой связи, электронного информирования;
• посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования ( в том числе в сети Интернет).
13. Место нахождения и почтовый адрес МФЦ: 8 марта ул.,д.7,
Измалково, 399000
Контактный телефон: 2-25-37
Адрес электронной почты МФЦ (e-mail): mfc@izmalkovo.lipetsk.ru
Адрес официально сайта МФЦ в сети Интернет: izmalkovo.mfc48.ru
Место нахождения и почтовый адрес отдела: Ленина ул, д.26, Измалково,399000
Контактный телефон (телефон для справок): 2-15-54,2-21-06
Адрес электронной почты Отдела (e-mail): izmalkovo@admlr.lipetsk.ru
Официальная информация об Отделе размешена на сайте администрации Измалковского муниципального района (раздел социальная сфера) izmalkovol.ru
14. График приема в Отделе по вопросам предоставления государственной услуги:
- понедельник — пятница: с 8.00 до 16.00,перерыв с 12.00 до 13.00
График приема в МФЦ:
-среда, пятница: с 8.30 до 15.30, перерыв с 12.00 до 13.00
15. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляются:
 при личном обращении (устные обращения);
 по телефону;
 по письменным обращениям;
 по электронной почте.
16. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист, ответственный за предоставление информации, подробно и в вежливой(корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Время разговора не должно превышать 10 минут. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании МФЦ, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован другому должностному лицу или обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
17. При осуществлении консультирования специалист, ответственный за предоставление информации, обязан в соответствии с поступившим запросом, предоставлять информацию по следующим вопросам:
 сведения о нормативных правовых актах по вопросам предоставления государственной услуги;
 перечень сведений (документов), необходимой для получения архивной справки, архивной выписки, архивной копии, указанных в анкете-заявлении;
 сведения о наличии или отсутствии документов по личному составу в Отделе;
 график работы МФЦ и Отдела, их местонахождение.
Иные вопросы рассматриваются в порядке соответствующего письменного обращения.
18. При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий двух рабочих дней с момента поступления письменного обращения.
19. При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий двух рабочих дней с момента поступления обращения.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных действий (процедур) при предоставлении государственной услуги, требования к порядку их выполнения
20. Состав государственной услуги включает в себя следующие административные действия:
- прием граждан и регистрация обращения;
- консультация по вопросам оказания государственной услуги.
21. Основанием для начала административных процедур является :
- личное обращение заявителя (его представителя);
- поступление обращения в адрес МФЦ посредством почтовой (электронной) связи.
22. Специалист, ответственный за предоставление информации ,при личном обращении устанавливает личность заявителя(его представителя), проверяет его полномочия.
23. Специалист, ответственный за предоставление информации, регистрирует принятое при личном обращении или поступившее посредством почтовой (электронной) связи обращение в журнале регистрации.
Максимальный срок выполнения административного действия- 10 минут.
24. Специалист, ответственный за предоставление информации, осуществляет поиск необходимой информации и консультирование заявителя.
Максимальный срок выполнения административного действия- 10 минут.
25. При направлении заявителем обращения по электронной почте на адрес МФЦ, по вопросу, относящемуся к компетенции Отдела, поступившее обращение передается в электронном виде на адрес электронной почты Отдела.
Отдел направляет ответ не позднее двух дней с момента поступления обращения на адрес электронной почты.
IV. Формы контроля за исполнением регламента.
26. Текущий контроль за соблюдением порядка и стандарта предоставления государственной услуги, административных действий по предоставлению государственной услуги и принятием решений специалистами, осуществляется директором МФЦ и начальником Отдела.
27. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
28. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу
29. Заявитель имеет право на обжалование решений, действий (бездействия) принимаемых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в администрацию Измалковского муниципального района.
30. Обжалование решений и действий (бездействия), принимаемых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги на базе МФЦ, осуществляется путем направления обращения(жалобы) в письменной форме или в форме электронного документа, а также обращения на личном приеме.
31. Рассмотрение обращений и жалоб заявителей – физических лиц производится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
32. При обращении заявителя в письменной форме или в форме электронного документа, срок рассмотрения обращения (жалобы) не может превышать 30 дней со дня его регистрации.
33. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения(жалобы) с указанием причин продления.
34. Обращение (жалоба) заявителя в письменной форме или в форме электронного документа должно содержать следующую информацию:
- фамилия, имя, отчество заявителя ,его почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме), адрес электронной почты,( если ответ должен быть направлен в форме электронного документа), контактный телефон;
- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть (обстоятельства) обжалуемого действия (бездействия), решения;
- основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
- личная подпись заявителя;
- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
35. В случае необходимости к заявлению (жалобе) могут быть приложены документы или их копии (в том числе в электронной форме), подтверждающие изложенные в обращении (жалобе) обстоятельства.
36. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимается решение об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований, изложенных в обращении (жалобе), о чем заявитель информируется в письменной форме или в форме электронного документа (ответ дается по существу поставленных вопросов в обращении (жалобе)).
37. Обращение (жалоба) заявителя не рассматривается в случае отсутствия сведений об обжалуемом решении, действии, бездействии (в чем выразилось, кем принято), о заинтересованном лице, обратившемся с жалобой. Контроль за рассмотрением обращений (жалоб) возлагается на управляющего делами администрации Измалковского муниципального района.

АНКЕТА – ЗАЯВЛЕНИЕ
для проведения консультирования по вопросам, относящимся к компетенции
Архивного отдела администрации Измалковского
муниципального района

Фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения лица, которое запрашивает консультацию.

Адрес и № телефона заявителя. Серия, номер и дата выдачи паспорта.

Вопрос, по которому необходимо провести консультирование (нужное подчеркнуть) :

1.Сведения о нормативных правовых актах по вопросам предоставления государственной услуги;

2.Перечень сведений (документов), необходимых для получения архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

3.Сведения о наличии или отсутствии документов по личному составу в Отделе;

4.График работы МФЦ и Отдела, их местонахождение

________________ ___________________
дата подпись

АНКЕТА – ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки по документам
Архивного отдела администрации Измалковского
муниципального района

Фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка. Сведения о смене фамилии.

Фамилия, имя, отчество лица,
запрашивающего архивную справку,
и отношение к лицу, о котором
запрашивается справка(для лиц,
запрашивающих справку о других
лицах).
Адрес и № телефона заявителя. Серия, номер и дата выдачи паспорта.

Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (адрес, по которому выслать справку)

О чем запрашивается архивная справка, точное название места работы, учебы, службы (учреждение, учебное заведение, воинская часть)

О чем запрашивается архивная справка ( о трудовом стаже, о зарплате, об образовании, о награждении и др.) Точное название места работы, учебы, службы, время работы, дата награждения Начало работы, учебы (год, месяц, число) Конец работы, учебы Должность,
звание

Способ получения документов/лично, по почте/ ____________________________________
________________ ___________________
дата подпись

Copyright © 2012. Администрация Измалковского Муниципального района | Разработка дизайна http://allizmalkovo.ru